Stagiair Management Assistent

Ben jij een organisatorisch talent en wil jij samen met ons het sprankelende verschil maken? Voor Eenhoorn Meeting Center zijn wij op zoek naar een leergierige en enthousiaste Stagiair Management Assistent die alle fijne kneepjes van het vak wil leren!

 

JOUW STAGE
Als Stagiair Management Assistent draag je zorg voor de allround organisatorische en administratieve ondersteuning van de directeur en MT-leden. Je draagt onder andere zorg voor het agendabeheer, plannen en voorbereiden van afspraken en het redigeren en opmaken van correspondentie, rapportages en notities. De ultieme kans om tijdens een stageperiode mee te mogen kijken binnen het management van een bedrijf!

 

EENHOORN MEETING CENTER
Met onze centrale ligging op slechts 84 stappen van station Amersfoort brengen wij zakelijk Nederland letterlijk dichter bij elkaar. Met 32 zaaloplossingen en een restaurant is er altijd een passende oplossing voor een bijeenkomst op maat. Daarnaast biedt de unieke Rondeelzaal met 320 m² ruimte aan congressen en events tot 350 personen, met daarbij een ruime foyer voor pauzes/borrels. Op de begane grond van de Eenhoorn bevindt zich koffie- en lunchconcept Hartig met een breed assortiment koffie- en theespecialiteiten, huisgemaakte lekkernijen en ambachtelijke sandwiches. Eenhoorn Amersfoort is aangesloten bij Regardz. Regardz is een totaalaanbieder voor bijeenkomst buiten de deur. De kracht van Regardz schuilt in het volledig ontzorgen van de klanten en gasten.

Er werken circa 25 medewerkers bij Eenhoorn Meeting Center die een betrokken en hardwerkend team vormen. 

 

JOUW TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Faciliteren van directeur en MT-leden. 

  1. Voeren van overleg gericht op onder meer het afstemmen van en informeren over stand van zaken, in kaart brengen van aandachtspunten en bijzonderheden, doornemen van agenda en attenderen op afspraken, te ondernemen acties en dergelijke, maken van afspraken over te verlenen ondersteuning en daarbij te hanteren prioriteiten;
  2. Geven van uitvoering aan gemaakte afspraken door het effectief organiseren van activiteiten, communiceren van afspraken, etc.
  3. Invulling geven aan projecten, bewaken/bevorderen van tussentijdse resultaten en door anderen te leveren bijdragen;
  4. Inschatten van het belang van zaken en eventueel tussentijds onder de aandacht brengen daarvan aan de directeur.

In- en externe informatievoorziening

  1. Verwerken van binnenkomende informatiestromen door het selecteren, ordenen en registreren van informatie en voorbereiden van te ondernemen acties;
  2. Aannemen van binnenkomende telefoongesprekken, zo mogelijk zelf afhandelen daarvan, doorverbinden of noteren van boodschappen/meldingen;
  3. Binnen aangegeven kaders en conform afspraken verzorgen van de in- en externe informatievoorziening richting betrokkenen.

Operationele secretariële ondersteuning en dienstverlening

  1. Redigeren en opmaken van correspondentie, rapportages en notities aan de hand van concepten dan wel globale aanwijzingen over de inhoud;
  2. Voorbereiden, begeleiden en opvolging geven aan vergaderingen voor onder meer het verzamelen van agendapunten, inventariseren en verspreiden van stukken, notuleren, uitwerken van verslagen en bewaken van actielijsten;
  3. Bijhouden van agenda en maken van afspraken binnen gegeven kader;
  4. Organiseren en regelen van in- en externe bijeenkomsten volgens afspraken en daartoe uitnodigen van betrokkenen, regelen van faciliteiten en voorzieningen.

 

JOUW PROFIEL
Functie-eisen:

  1. Volgt een opleiding op HBO niveau, bij voorkeur Hotel Management, Congres/Evenementenmanagement, (Toegepaste) Bedrijfskunde of Marketing & Communicatie;
  2. Je bent sterk in je communicatieve vaardigheden en hebt onder andere een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (verbaal en schriftelijk);
  3. Je bent zeer vaardig in omgang met computersystemen als MS-Outlook, MS-Word, MS-Excel, MS-PowerPoint, Prezi etc.

Gewenste gedragskenmerken:

  1. Initiatiefrijk en creatief (Verrasvast en Oplosselijk)
  2. Alert en assertief (Bereikrijk)
  3. Empathisch en aandachtig (Binnenvoelbaar en Luistergevig)
  4. Ontwapenend en hartelijk (Verwenzaam en Teruglustig)

Gewenste competenties:

  1. Plannen & organiseren;
  2. Overtuigingskracht;
  3. Vakkennis;
  4. Zelfreflectie.

 

GEÏNTERESSEERD?

Voor aanvullende informatie kan je contact opnemen met Maarten Geurtse, directeur, via telefoonnummer 033 – 467 37 30 of via: maarten.geurtse@eenhoornamersfoort.nl.

Je sollicitatiebrief met motivatie en CV kun je sturen naar:

Eenhoorn Amersfoort
t.a.v. Maarten Geurtse
Barchman Wuytierslaan 2
3818 LH Amersfoort

Of per mail maarten.geurtse@eenhoornamersfoort.nl.