In 5 stappen een succesvol congres organiseren

Je gaat een congres, seminar of symposium organiseren, maar waar moet je beginnen? Het organiseren van een congres is uitdagend en er komt veel bij kijken. Het vereist een goede voorbereiding en planning, maar kan jouw organisatie veel opleveren. Denk hierbij aan het vergroten van de naamsbekendheid, financiële winst of nieuwe contacten en relaties. In de volgende 5 stappen leggen we uit hoe je zelf een succesvol congres kunt organiseren.

Start met het definiëren van de doelgroep: wie wil je bereiken met het congres? Wie gaat de meeste waarde halen uit de inhoud en het netwerken met de andere deelnemers? Maak een heldere omschrijving van je doelgroep en onderzoek de behoeften. Hoe meer je inspeelt op de behoeften van de doelgroep, hoe succesvoller jouw congres zal zijn. Het maken van persona’s van de verschillende deelnemersgroepen kan helpen om meer inzicht te krijgen.

Ga vervolgens aan de slag met het bepalen van de doelstellingen. Stel jezelf de vraag: wat wil ik bereiken met het congres? Heb je als doel om kennis te delen, contacten te leggen, omzet te genereren of iets anders? Doelstellingen helpen om de richting en focus van het congres te bepalen. Daarnaast maak je het meetbaar, zo kun je het congres na afloop evalueren.

Nadat je weet op welke doelgroep je focus ligt en welke doelstellingen je wilt bereiken, kun je het congres verder uitdenken. Daarbij is het vaststellen van een realistisch budget een belangrijke stap. Dit is niet eenvoudig, helemaal niet wanneer je dit voor de eerste keer doet. Gebruik deze 4 tips voor het vaststellen van je budget:

Hoeveel deelnemers wil je maximaal toelaten? Maak vervolgens een schatting van het budget dat je wilt uitgeven aan de locatie. Naast de huur van de locatie moet je ook rekening houden met andere kosten zoals apparatuur, catering, fotografie en aankleding.

De beleving van een congres is een belangrijke factor. Er mag ruimte zijn voor creativiteit, plezier en interactie tussen de deelnemers. Reserveer een budget voor een ‘ijsbreker’, een spreker, een activiteit of act.

Om deelnemers aan te trekken, is het van belang om jouw congres te promoten. Promoot je congres op de kanalen waar jouw doelgroep aanwezig is. Houd rekening met de kosten voor advertenties, drukwerk en andere online marketing.

Er kunnen altijd dingen zijn die je niet had voorzien en extra kosten met zich meebrengen. Door onvoorziene kosten op te nemen in je budget, voorkom je dat je later in de problemen komt.

Wanneer je alle kosten in kaart hebt gebracht, kan je een begroting gaan maken. Hierbij is het belangrijk om ook de inkomsten te berekenen, zoals de verkoop van tickets, sponsors en andere bronnen van inkomsten.

De doelstellingen en doelgroep zijn bepaald en het budget is vastgesteld. Nu kan je gericht op zoek gaan naar een geschikte locatie: locaties die niet binnen je budget passen vallen af.

Houd bij het bepalen van de datum rekening met verschillende factoren zoals het seizoen, vakantieperiodes en andere evenementen die tegelijkertijd plaatsvinden. Controleer de beschikbaarheid van de locatie en plaats eventueel een optie. Congreslocaties kunnen snel volgeboekt raken!

‘Tijd’ is een belangrijke factor bij het samenstellen van het programma voor een congres. Hoeveel dagen duurt het congres en hoeveel tijd is er op de dag beschikbaar? Het is belangrijk om realistische tijdlijnen te maken om ervoor te zorgen dat het programma haalbaar is én dat de deelnemers voldoende pauzes hebben.

Zorg voor een goede mix van informatie en entertainment. Kijk daarbij naar de interesses en behoeften van je doelgroep. De sprekers en presentaties moeten relevant zijn en aansluiten bij de doelstellingen van je congres. Voeg interactieve elementen toe aan het programma, zoals workshops of Q&A-sessies. Dit vergroot de betrokkenheid van de deelnemers en zorgt voor meer interactie tussen de sprekers en deelnemers.

Daarnaast moet er ook genoeg ruimte zijn voor ontspanning en plezier. Plan het programma niet te vol maar laat wat ruimte voor interactie met elkaar, uitloop van de lunchpauze of spontane gebeurtenissen.

In het conferentiecentrum is vaak een expert aanwezig die jou kan begeleiden in het planproces. Zij weten wat werkt in de praktijk en kunnen je voorzien van waardevol advies.

Een belangrijke stap bij het organiseren van een congres is het maken van een marketingcommunicatieplan. Hoe ga je jouw potentiële deelnemers bereiken én ervoor zorgen dat zij een ticket kopen of zich aanmelden?

Kies kanalen die passen bij jouw doelgroep. Denk hierbij aan online- en offline kanalen. Voorbeelden van kanalen die veel gebruikt worden voor het promoten van een congres zijn: social media, e-mailmarketing, advertenties, persberichten en flyers.

Nadat je de kanalen hebt bepaald kun je de content bedenken die je gaat delen. Denk hierbij aan social media posts, video’s, teasers, flyers en blogs. Het is belangrijk om een contentplan te maken dat past bij de verschillende kanalen en de fasen die jouw doelgroep doorloopt.

Dit gaat je helpen bij het plannen van de communicatie naar je huidige- en potentiële deelnemers. Breng de contactmomenten in kaart en stel een schema op voor de kanalen die je gaat gebruiken.

Werk samen met organisaties of sponsoren die dezelfde doelgroep willen bereiken. Maak gebruik van elkaars netwerk en middelen, zo kun je jouw congres nog beter promoten.

Hulp nodig bij het organiseren van een congres? En wil je een rondleiding door een veelzijdig conferentiecentrum in Midden-Nederland, Amersfoort? Neem dan contact op met onze congres experts.