Zo kies je de perfecte evenementenlocatie

Bij het organiseren van een evenement is de keuze van de locatie een belangrijke beslissing. Het vormt de basis van je evenement. Onze experts hebben jarenlange ervaring met het organiseren van evenementen op onze evenementenlocatie in Midden-Nederland, Amersfoort. In deze blog delen wij tips om je te helpen de perfecte locatie te vinden voor een succesvol evenement, waar jouw gasten nog lang over zullen napraten.

Voordat je op zoek gaat naar een locatie, is het essentieel om je wensen en doelstellingen helder te definiëren. Welke beleving wil je creëren? Op welke doelgroep richt je het evenement? Hoeveel gasten verwacht je? Naast je wensen zal je ook een paar doelstellingen willen vaststellen. Wat wil je bereiken met je evenement? Zorg dat je dit in kaart brengt voordat je op zoek gaat naar een evenementenlocatie. Door je wensen en doelen helder te definiëren, vergroot je de kans op een succesvol evenement dat voldoet aan de verwachtingen van jezelf en je gasten.

De sfeer en de beleving van je evenement is wat je gasten zal bijblijven. Elk evenement heeft zijn eigen unieke sfeer en dit wordt mede bepaald door de locatie. Of je nu een formele zakelijke bijeenkomst wilt organiseren of een bedrijfsfeest, de locatie moet de sfeer weerspiegelen die jij wilt creëren. De architectuur van het gebouw, de inrichting en de omgeving van de locatie zijn daarbij belangrijk. Wil je een moderne en strakke uitstraling of juist een ruimte met een rustige en knusse sfeer? Kies een evenementenlocatie die past bij de gewenste sfeer en het thema van je evenement.

Een thema kan je helpen om een unieke sfeer te creëren. Dit kan gebaseerd zijn op het onderwerp van je evenement, de doelgroep of een specifiek concept. Het thema beïnvloedt alle onderdelen van je evenement, zoals de decoratie, dresscode, uitnodigingen en zelfs de menukeuze. Een consistent en goed uitgewerkt thema draagt bij aan een samenhangende sfeer en laat jouw gasten zien dat er aandacht is besteed aan de details.

Wanneer je weet welke sfeer je wilt creëren en welk thema je wilt aanhouden, kun je dit visueel gaan maken op een vision board. Dit gaat het eenvoudiger maken om een geschikte locatie te vinden voor je evenement. Daarnaast kun je met een vision board je ideeën beter overbrengen aan bijvoorbeeld een medeorganisator, of de contactpersoon van de evenementenlocatie. Een vision board kun je online maken door bijvoorbeeld ideeën te verzamelen op Pinterest. Canva is een handige online tool om je vision board samen te stellen. Je kunt in Canva ook templates vinden van vision boards, wat je een hoop tijd gaat besparen.

Voordat je begint met het zoeken van een locatie, is het belangrijk om het gewenste gevoel of de emotie van je evenement te bepalen. Wil je dat je gasten zich ontspannen voelen, of juist energiek en geïnspireerd? Moet de sfeer formeel en elegant zijn, of juist informeel en gezellig? Het definiëren van het gewenste gevoel helpt je om de juiste keuzes te maken bij het selecteren van de locatie, decoratie, muziek en verlichting. Betrek alle zintuigen van de gasten. Naast het kiezen van de muziekstijl die past bij je doelgroep, kun je ook denken aan geur, smaak en aanraking.

Het budget is een belangrijke factor bij het kiezen van een locatie. Stel een duidelijk budget vast voor je evenement en zoek naar locaties die binnen dit budget passen. Houd niet alleen rekening met de huurkosten van de locatie, maar ook met eventuele extra kosten, zoals catering, technische ondersteuning en decoraties. Gebruik deze 3 tips voor het vaststellen van je budget:

Om gasten aan te trekken en enthousiast te maken, is het van belang om jouw evenement op een leuke manier aan te kondigen. Promoot je evenement op de kanalen waar jouw doelgroep aanwezig is. Houd rekening met de kosten voor advertenties, drukwerk en andere online marketing.

Er kunnen altijd dingen zijn die je niet had voorzien en extra kosten met zich meebrengen. Door onvoorziene kosten op te nemen in je budget, voorkom je dat je later in de problemen komt.

Wanneer je alle kosten in kaart hebt gebracht, kan je een begroting gaan maken. Dit maakt het straks makkelijker om locaties te filteren omdat je de locaties kunt afstrepen die niet binnen je budget passen.

Nu je de wensen, de doelstellingen, de sfeer en het budget van je evenement helder hebt, kun je een selectie gaan maken van potentiële locaties. De volgende factoren zijn belangrijk bij het kiezen van een evenementenlocatie:

Selecteer locaties die passen binnen het budget wat je hebt vastgesteld.

Is de locatie goed bereikbaar met het openbaar vervoer en zijn er hotels aanwezig in de omgeving? Een centraal gelegen evenementenlocatie in Midden-Nederland zoals Utrecht of Amersfoort, verkort de reistijd voor je gasten.

Het is essentieel dat de locatie voldoende ruimte biedt om al je gasten te ontvangen. Zorg ervoor dat je een locatie kiest die groot genoeg is voor het aantal gasten dat je verwacht, maar tegelijkertijd niet te groot, zodat het evenement niet leeg aanvoelt.

Controleer welke voorzieningen en faciliteiten beschikbaar zijn op de locatie. Moet je specifieke audiovisuele apparatuur, podiums, stoelen, tafels of cateringfaciliteiten hebben? Zorg ervoor dat de locatie over deze essentiële elementen beschikt of dat je ze kunt huren.

Het is belangrijk om te werken met een locatie die flexibel is en bereid is om je te helpen met de organisatie van je evenement. Bespreek je plannen en wensen met je contactpersoon en vraag of zij ervaring hebben met het soort evenement dat jij organiseert. Een goede samenwerking met de locatie is essentieel om ervoor te zorgen dat je evenement soepel verloopt.

Zodra je een aantal locaties hebt verzameld, is het belangrijk om ze te bezoeken. Een rondleiding geeft je een beter beeld van de evenementenlocatie, de sfeer, de omgeving, de grootte en de faciliteiten. 

De locatie van je evenement is van groot belang en kan een enorme impact hebben op het evenement. Neem de tijd om verschillende locaties te bezoeken, vragen te stellen en opties te vergelijken om ervoor te zorgen dat je de juiste keuze maakt. Een goed gekozen locatie vormt de basis voor een fantastisch evenement waar je gasten nog lang over zullen napraten.