7 tips om een succesvol evenement te organiseren

Vanaf juni kunnen wij als Meeting Center hopelijk weer fysieke evenementen laten plaatsvinden! Het organiseren van een congres of evenement kost vaak veel tijd en geld. De deelnemers hebben hoge verwachtingen en betalen soms fors voor hun deelname. Een succesvol evenement kan positief bijdragen aan het bedrijfsimago. Daarom is het belangrijk om goed voorbereid aan de slag te gaan. Hoe ga je beginnen? Hoe zet je een goed evenement neer waar je gasten van onder de indruk zullen zijn? En hoe houd je rekening met de huidige 1,5 meter afstand samenleving?

Wil je de behaalde doelstellingen met het personeel delen zodat je kunt laten zien wat er gezamenlijk bereikt is, wil je de gasten iets bijbrengen of is er een jubileum te vieren? Als het ‘waarom’ van je evenement helder is, kunnen de doelen worden bepaald. Het vaststellen van het doel is het startsein voor de rest van de organisatie.

Als organisator moet je zorgen dat het doel van het evenement aansluit op de doelgroep. Dus wanneer het doel van het evenement duidelijk is, kun je de doelgroep gaan bepalen. Waar worden deze mensen blij van en wat zijn hun interesses? Het is belangrijk om eerst de doelgroep in kaart te brengen. Door de wensen en interesses van deze doelgroep te onderzoeken, kun je de aansluitende invulling van het evenement bepalen.

Na het achterhalen van de doelgroep en hun interesses, is het nu tijd om te bedenken welke onderwerpen er bij je evenement passen. Met daarbij de bijhorende sprekers, presentaties en activiteiten.

Het is belangrijk om te weten wat je allemaal moet bekostigen voor het evenement en wat dit ongeveer waard is, zodat je niet voor grote verrassingen komt te staan. Denk hierbij aan een locatie, sprekers, catering, aankleding en de marketing voor je evenement. Vertrek je vanuit een opgelegd budget en moet je daarmee je evenement zien te organiseren of plan je je evenement en bekijk je dan wat het volledige kostenplaatje is? Onze Meeting Experts denken graag met je mee over het verdelen van je budget.

In een draaiboek schrijf je op wat er op welk tijdstip moet gebeuren en door wie. Het officiële programma van je evenement is alvast een prima uitgangspunt. Hieruit kun je het verloop van de dag van begin tot het einde in detail gaan beschrijven. Denk daarbij aan de ontvangst van de gasten en de sprekers, wanneer er pauzes zijn en wanneer de (eventuele) lunch is. Denk hierbij ook aan allergieën. Let ook op de details, zoals bloemen voor de sprekers en naambadges voor de deelnemers. Deze zijn zeker ook belangrijk!

Deze vraag is pas te beantwoorden als het duidelijk is om wat voor evenement het gaat en wat er te doen is. Houd bij het kiezen van een datum altijd rekening met vakanties, feestdagen en andere belangrijke evenementen. Je wilt natuurlijk niet een bijeenkomst organiseren dat samenvalt met een feestdag of ander groot evenement. Let op dat je ruime tijd van te voren een aanvraag doet bij een gewenste locatie. Dit voorkomt teleurstelling wanneer je evenement plaatsvindt in een drukke evenementenperiode.

Groots samenkomen terwijl de 1,5 meter afstand norm wordt gewaarborgd, het is een uitdaging maar zeker haalbaar! De oplossing hiervoor is het organiseren van een Hybrid Meeting. Een Hybrid Meeting is een combinatie tussen een live evenement en een livestream verbinding met online deelnemers. Hierdoor heb je als organisator van een groot evenement altijd een back-up plan. Er zijn deelnemers fysiek aanwezig (de hoeveelheid hangt af van de dan geldende maatregelen) en de rest van je deelnemers kijken online mee. Hierdoor ben je als organisatie verzekerd van een geslaagd evenement.