Een grote trend die we terugzien in de wereld van congressen is het gebruikmaken van artificial intelligence (AI), oftewel kunstmatige intelligentie zoals ChatGPT. Als je nog nooit van ChatGPT hebt gehoord of het nog niet hebt ingezet voor het organiseren van een congres, dan sta je op het punt een nieuwe tool te ontdekken die jouw werk aanzienlijk makkelijker zal maken!

ChatGPT is een geavanceerde chatbot aangedreven door kunstmatige intelligentie die in staat is om natuurlijke, mensachtige conversaties te voeren en diverse taken te vervullen. In deze blog duiken we in de mogelijkheden van ChatGPT voor het plannen van je congres, en belichten we hoe deze tool je werk eenvoudiger kan maken.

TIP: bewaar deze blog in je favorieten om later terug te lezen wanneer je een congres gaat organiseren.

De AI-tool werkt zoals iedere andere chatbot: gebruikers typen teksten in de vorm van prompts (tekstuele input of opdracht) en de tool antwoordt met een eigen tekst. Wat ChatGPT zo uniek maakt is hoe vloeiend, uitgebreid en menselijk de antwoorden zijn. Daarnaast kan je het gebruiken voor vele taken zoals schrijven, brainstormen, onderzoek doen, coderen en feedback geven op bestaande tekst. Hoewel alle benamingen en menu’s van ChatGPT in het Engels zijn, ondersteunt deze meertalige tool vragen in het Nederlands en vele andere talen, waardoor je altijd in je eigen taal antwoord krijgt.

ChatGPT kan een vraag en een opdracht van elkaar onderscheiden. Je kunt bijvoorbeeld een vraag stellen waar je een stukje tekst bij plakt waar ChatGPT wat mee moet doen. Bijvoorbeeld: plak een stukje tekst met de vraag om dit te herschrijven in correct Nederlands. ChatGPT zal herkennen wat de vraag is, en wat de gegeven input is waar hij wat mee moet doen. 

Daarnaast begrijpt ChatGPT de context van een gesprek. Zo kun je vragen aan ChatGPT om een samenvatting van je tekst te geven. Ben je niet tevreden met de samenvatting omdat deze bijvoorbeeld te lang is? Vraag dan om hem korter te maken. ChatGPT begrijpt wat je bedoelt en zal de samenvatting herschrijven en korter maken.

Het organiseren van een succesvol congres vereist aandacht voor detail, creativiteit en efficiëntie. ChatGPT, met zijn vermogen om een breed scala aan vragen te beantwoorden en ondersteuning te bieden bij elke stap van het planningsproces, is een onmisbaar hulpmiddel voor het organiseren van een congres. ChatGPT kan je bijvoorbeeld helpen door:

• Snel antwoorden en oplossingen te bieden.
• Creatieve ideeën te genereren: thema’s, marketingstrategieën en meer.
• Tijd te besparen: als assistent die 24/7 beschikbaar is, neemt ChatGPT veel werk uit handen. 
• Kosten te verlagen: advies geven over budgetbeheer en kostenbesparende opties.

Voor het verkrijgen van een kwalitatief antwoord is het belangrijk om te beginnen met het stellen van een goede vraag. Om je op weg te helpen hebben wij 100 prompts voor je verzameld op elk gebied dat je tegenkomt tijdens het plannen van een congres. De prompts kun je aanpassen naar wat past bij jouw type congres, branche of organisatie. 

TIP: bewaar deze blog in je favorieten om later terug te lezen wanneer je een congres gaat organiseren!

Voorbereiding en concept

1. Hoe kan ik mijn congres anders presenteren dan de concurrentie?
2. Wat zijn enkele innovatieve manieren om duurzaamheid in ons congres te integreren?
3. Kun je een brainstormsessie leiden voor thema-ideeën die zowel actueel als relevant zijn voor onze industrie voor het komende jaar?
4. Wat zijn de laatste trends in congres thema’s voor de financiële sector?
5. Hoe kunnen we een uniek concept voor een gezondheidszorgcongres creëren?
6. Kun je een analyse maken van populaire congresonderwerpen in gerelateerde industrieën en hoe deze kunnen worden aangepast aan onze eigen sector?
7. Kun je helpen bij het definiëren van de doelgroep voor ons congres op basis van het voorlopige thema en hoe bereiken we deze het beste?
8. Hoe voeren we een effectieve behoefteanalyse uit binnen onze doelgroep om te bepalen welke onderwerpen en thema’s het meest relevant zullen zijn voor ons congres?
9. Wat zijn effectieve methoden voor het vaststellen van duidelijke doelstellingen voor ons congres die ons kunnen leiden in de concept- en planningsfases?
10. Wat zijn de belangrijkste overwegingen bij het kiezen van een datum en locatie voor ons congres om maximale deelname te waarborgen?

Planning en organisatie

11. Maak een gedetailleerde checklist voor het plannen van een congres.
12. Hoe stellen we een effectief congresprogramma samen?
13. Wat zijn essentiële veiligheidsprotocollen voor een groot congres?
14. Hoe kunnen we deelnemersregistratie en ticketing efficiënt beheren?
15. Hoe kunnen we duurzaamheidsprincipes integreren in alle aspecten van ons congres, van catering tot materiaalgebruik?
16. Formuleer een bevestigingsmail voor deelnemers inclusief programma en locatie-informatie.
17. Schrijf een uitnodigingsmail voor potentiële sprekers voor ons congres.
18. Ontwikkel een e-mail naar leveranciers met details over de logistieke behoeften.
19. Maak een lijst van duurzame leveranciers in de buurt van de congreslocatie.
20. Wat zijn essentiële elementen in een congresdraaiboek?

Marketing en promotie

21. Genereer 10 pakkende titels voor ons aanstaande congres.
22. Hoe kan ik sociale media effectief inzetten voor het promoten van mijn congres?
23. Ontwerp een marketingplan voor een internationaal congres.
24. Schrijf een voorstel voor potentiële sponsoren van het congres.
25. Schrijf een persbericht over de unieke kenmerken van het komende congres.
26. Creëer een aankondiging voor een keynote spreker met achtergrond en onderwerpen.
27. Schrijf een nieuwsbrief update met hoogtepunten en sprekers van het komende congres.
28. Maak een LinkedIn post om sprekers uit te lichten en hun sessies te promoten.
29. Geef voorbeelden van unieke, aansprekende congresadvertenties.
30. Hoe kunnen we meer potentiële deelnemers naar ons congres toe trekken?
31. Wat zijn de meest effectieve manieren om early bird registratie te promoten en te stimuleren onder potentiële deelnemers?
32. Kun je een strategie voorstellen voor het gebruik van betaalde advertenties (Google Ads of social media ads) om het bereik van ons congres te vergroten?

Budgetbeheer

33. Hoe stel ik een gedetailleerd budget op voor een congres?
34. Kun je me helpen met tips voor kostenbesparing zonder in te leveren op kwaliteit?
35. Wat zijn onverwachte kosten waar we rekening mee moeten houden?
36. Kun je een template maken voor het bijhouden van uitgaven en inkomsten gerelateerd aan het congres?
37. Wat zijn de best practices voor het creëren van een noodfonds binnen het congresbudget voor onverwachte situaties?
38. Hoe kunnen we de deelname van sponsors en exposanten maximaliseren om onze inkomsten te verhogen en het budget te ondersteunen?
39. Kun je een lijst samenstellen van alternatieve financieringsbronnen voor ons congres, buiten traditionele sponsoring en ticketverkoop?
40. Wat zijn succesvolle voorbeelden van congressen die een beperkt budget efficiënt hebben ingezet, en wat kunnen we daarvan leren?
41. Hoe evalueren we potentiële ROI van verschillende congresonderdelen (zoals workshops, netwerksessies) om te beslissen waar we in investeren?
42. Kun je een realistische verdeling maken van ons totaalbudget van … over de verschillende gebieden van een congres?

Locatie en leveranciers

43. Hoe selecteer ik de beste locatie voor een groot congres?
44. Wat zijn belangrijke vragen te stellen aan een potentiële congreslocatie?
45. Geef een lijst van essentiële faciliteiten voor een congreslocatie.
46. Hoe onderhandel ik over de beste deal met leveranciers?
47. Kun je een sjabloon maken voor contracten met locaties en leveranciers die alle belangrijke afspraken en voorwaarden omvatten?
48. Kun je een checklist maken voor het selecteren van leveranciers?
49. Wat zijn de beste manieren om locatiebezoeken en leveranciers-meetings te stroomlijnen om tijd te besparen in de selectiefase?
50. Kun je voorbeelden geven van unieke en ongebruikelijke congreslocaties die een blijvende indruk zouden maken op de deelnemers?
51. Wat zijn innovatieve cateringideeen die passen bij het thema van ons congres en de deelnemers een unieke ervaring bieden?
52. Hoe kunnen we samenwerken met technologie leveranciers om een state-of-the-art digitale ervaring te creëren voor ons hybride congres?
53. Kun je ideeën genereren voor interactieve workshops of activiteiten die gebruikmaken van de unieke eigenschappen van onze congreslocatie?
54. Wat zijn creatieve manieren om lokale bedrijven en gemeenschappen te betrekken bij ons congres, zowel leveranciers als deelnemers?

Logistiek

55. Hoe plan ik efficiënt transport voor 500 deelnemers?
56. Plan een logistiek schema voor congresdeelnemers.
57. Wat zijn de beste transportopties voor internationale deelnemers?
58. Hoe kunnen we een efficiënt registratie- en incheckproces ontwerpen voor deelnemers aan ons congres, rekening houdend met piektijden?
59. Kun je een uitgebreid vervoersplan opstellen voor deelnemers die van buiten de stad komen, inclusief opties voor openbaar vervoer, shuttlebussen en parkeerfaciliteiten?
60. Hoe kunnen we technologie gebruiken om real-time updates en informatie te verstrekken aan congresdeelnemers tijdens het evenement?
61. Kun je een plan maken voor het opslaan en beheren van materiaal en uitrusting voor het congres, zowel voorafgaand als na afloop?
62. Stel een gedetailleerd logistiek draaiboek op dat elke fase van het congres omvat, van opbouw tot afbraak?
63. Hoe ontwerpen we een signalisatie- en bewegwijzeringssysteem binnen de congreslocatie om deelnemers gemakkelijk naar hun bestemmingen te leiden?
64. Hoe zorgen we ervoor dat we op één lijn zitten met de organisatie, locatiepersoneel en leveranciers?

Technologie en digitale tools

65. Wat zijn de beste tools voor live stemmingen of polls tijdens sessies?
66. Hoe stellen we een efficiënt ticketing- en registratiesysteem in?
67. Schrijf instructies voor deelnemers over hoe zij toegang kunnen krijgen tot digitale congresmaterialen.
68. Ontwerp een FAQ-sectie voor de congreswebsite over technische problemen.
69. Wat zijn effectieve methoden om een app of platform te gebruiken voor realtime communicatie met deelnemers, inclusief updates en netwerkmogelijkheden?
70. Kun je een tool of systeem bedenken voor persoonlijke agenda planning binnen een congresapp, waarmee deelnemers hun eigen programma kunnen samenstellen uit de beschikbare sessies?
71. Welke digitale registratie tools bieden de beste gebruikerservaring voor deelnemers, inclusief opties voor vroege registratie en groepsregistraties?
72. Wat zijn de meest effectieve digitale marketing tools om ons congres te promoten en een breed publiek te bereiken?
73. Kun je een methode adviseren voor het verzamelen en analyseren van data over deelnemersgedrag en -interesses tijdens het congres om toekomstige evenementen te verbeteren?
74. Welke platforms en tools zijn het meest geschikt voor het hosten van online workshops en breakout sessies om interactie en deelname te bevorderen?
75. Hoe kunnen we een centraal dashboard opzetten voor het congresorganisatieteam om in real-time toegang te hebben tot belangrijke informatie en metrics?
76. Hoe integreren we IoT (Internet of Things) apparaten en slimme technologieën om de ervaring op de congreslocatie te verbeteren, zoals slimme badges of milieucontrole?

Sprekers en programma

77. Kun je een lijst maken van potentiële keynote sprekers die een grote impact kunnen hebben op ons congrespubliek?
78. Wat zijn essentiële punten in het contract met sprekers voor een internationaal congres?
79. Hoe plan ik netwerkmomenten in zonder het programma te overladen?
80. Kun je een suggestie doen voor lokale kunstenaars of entertainers die we kunnen inhuren om ons congres een culturele dimensie te geven?
81. Ontwerp vragen voor een interactieve sessie waarin deelnemers hun ervaringen kunnen delen.
82. Maak een lijst met vragen voor een ‘Ask Me Anything’-sessie met branche-experts.
83. Wat zijn leuke ijsbrekers voor netwerkevenementen tijdens het congres?
84. Hoe selecteer je keynote sprekers voor een industriecongres?
85. Wat zijn leuke en interactieve pauzeactiviteiten voor deelnemers?
86. Hoe stellen we een evenwichtig en boeiend programma samen?
87. Kun je een gids maken voor het voorbereiden van sprekers, inclusief tips voor het maken van boeiende presentaties en interactie met het publiek?
88. Hoe kunnen we virtuele en hybride elementen integreren in ons congresprogramma om een groter publiek te bereiken en de deelname te vergroten?

Deelnemerservaring

89. Kun je suggesties geven voor innovatieve manieren om technologie te gebruiken voor het versterken van de deelnemerservaring op ons congres?
90. Hoe kunnen we een ‘meet and greet’ met sprekers organiseren voor deelnemers?
91. Hoe kunnen we een unieke ervaring voor congresdeelnemers creëren?
92. Ontwerp een post-congres survey om sprekers en sessies te beoordelen.
93. Wat zijn goede vragen om te stellen in een pre-congres interesse survey?
94. Hoe identificeer ik verbeterpunten uit de feedback van deelnemers?
95. Maak een enquête om de voorkeuren van deelnemers voor workshops te bepalen.
96. Hoe kunnen we een welkomstpakket samenstellen voor congresdeelnemers dat zowel informatief als verrassend is, en hen meteen bij het congres betrekt?
97. Wat zijn effectieve manieren om feedback over de locatie en catering te verzamelen?
98. Kun je een reeks ‘ontspanningsstations’ voorstellen die deelnemers kunnen bezoeken tussen sessies door om te ontspannen of op een informele manier te netwerken?
99. Wat zijn effectieve manieren om netwerken tijdens het congres te faciliteren?
100. Hoe zorgen we voor een naadloze registratie- en incheckervaring?